Datganiad Preifatrwydd

Cyngor Gwledig Llanelli yw’r Rheolwr Data ac mae’n ymrwymedig i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddf Gwarchod Data a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Mae gan y Cyngor Swyddog Gwarchod Data y gellir cysylltu ag ef trwy [email protected]

Mae’r Cyngor yn darparu ystod eang o wasanaethau cymunedol. Er mwyn darparu rhai o’r gwasanaethau hyn mae angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol briodol; gellir casglu hwn ar bapur neu ar-lein, dros y ffôn, trwy e-bost, neu trwy ddefnyddio CCTV neu ddarn o fideo yn cynnwys delweddau ffotograffig a digidol, neu yn bersonol gan aelod o’n staff.

Pan fyddwch chi’n cysylltu â ni, efallai y byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth bersonol megis eich enw, cyfeiriad, cod post, manylion cyswllt dros y ffôn ac yn y blaen. Fe fyddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon yn unig i ddarparu’r gwasanaeth y gofynnoch chi amdano neu efallai i fodloni ymholiad neu gŵyn cyffredinol. Os bydd angen defnyddio’r wybodaeth ar gyfer unrhyw amcanion ychwanegol fe adawn i chi wybod pan fyddwn yn ei gasglu.

Weithiau mae’n rhaid i ni rannu neu gadarnhau gwybodaeth bersonol gyda phartïon eraill; os bydd angen i ni wneud hyn fe wnawn ni hynny’n glir i chi ar y ffurflen, llythyr neu e-bost y byddwch yn eu cwblhau i roi’r wybodaeth i ni.

Fe rannwn ni wybodaeth yn unig pan fydd yn deg a chyfreithlon i ni wneud hynny.

Fe gasglwn a chadw eich gwybodaeth er mwyn:

  • cyflwyno gwasanaethau cyhoeddus;
  • cadarnhau eich hunaniaeth i ddarparu rhai gwasanaethau;
  • cysylltu â chi trwy’r post, ebost neu dros y ffôn;
  • deall beth allwn ni ei wneud i chi a’ch hysbysu o wasanaethau a buddion perthnasol eraill; neu gael eich barn am ein gwasanaethau.

Caiff unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu i’r Cyngor ei storio’n ddiogel a’i ddefnyddio i’r pwrpasau a nodwyd pan gasglwyd y wybodaeth.

Fe ddefnyddiwn ni’r wybodaeth a ddarperir gennych mewn dull sy’n cydymffurfio â Deddf Gwarchod Data a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol. Fe ymdrechwn i gadw’ch gwybodaeth yn gywir a chyfoes heb ei gadw yn hirach nag sydd ei angen. Mewn rhai achosion mae’r gyfraith yn gosod hyd yr amser y mae’n rhaid cadw’r wybodaeth. Cedwir eich gwybodaeth yn unol â’n hamserlen cadwraeth.

Mae gan y Cyngor yr hawl i brosesu gwybodaeth yn unol ag Erthygl  6(1) (a), (b) ac (e) Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac yn arbennig lle

  • mae’r prosesu gyda chaniatâd gwrthrych y data; neu
  • mae prosesu yn angenrheidiol i gydymffurfio ag ymrwymiadau cyfreithiol; neu
  • mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg a gyflawnir er lles y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol er diddordeb yn y Cyngor fel y Rheolwr Data.

Fe broseswn eich gwybodaeth am y rhesymau canlynol:

  • ar gyfer y gwasanaeth y gofynnoch amdano ac i fonitro a gwella perfformiad y Cyngor wrth ymateb i’ch cais;
  • caniatáu i ni allu cysylltu â darparu gwasanaethau a buddion sy’n briodol i’ch anghenion
  • i sicrhau ein bod yn cwrdd â’n hymrwymiadau cyfreithiol
  • i atal a chanfod twyll neu drosedd;
  • i brosesu trafodion ariannol yn cynnwys grantiau a thaliadau neu lle rydyn ni’n gweithredu ar ran Llywodraeth Cymru;
  • lle mae’n angenrheidiol i ddiogelu unigolion oddi wrth niwed neu anaf;
  • caniatáu dadansoddiad ystadegol o ddata er mwyn i ni allu cynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau.

Dydyn ni ddim yn defnyddio unrhyw ffurf ar wneud penderfyniadau yn awtomataidd neu broffilio data personol unigolyn. Ymhellach, ni fyddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i drydydd parti, ac eithrio’r rheiny sy naill ai yn prosesu gwybodaeth ar ein rhan, neu oherwydd gofyniad cyfreithiol.

Lle mae’n bosibl fe fyddwn yn trosglwyddo gwybodaeth yn unig ar ôl i ni sicrhau bod camau digonol wedi’u cymryd i ddiogelu’r data personol gan y derbynnydd.

Wnawn ni ddim prosesu unrhyw ddata sy’n perthyn i blentyn (dan 13) heb ganiatâd rhiant neu warcheidwad y plentyn dan sylw.

Wnawn ni ddim datgelu unrhyw wybodaeth y byddwch chi’n ei ddarparu yn gyfrinachol i ni i neb arall heb eich caniatâd, ac eithrio lle bydd angen y datgeliad yn gyfreithiol, neu lle bydd gennym reswm da i gredu y byddai methu rhannu’r wybodaeth yn peryglu rhywun arall.

Wnawn ni ddim prosesu eich gwybodaeth trwy ddefnyddio gwasanaethau gwe gaiff eu rheoli y tu allan i Ardal Economaidd Ewrop.

Ni chaiff eich gwybodaeth ei drosglwyddo i sefydliadau allanol i ni ar unrhyw adeg ar gyfer amcanion marchnata neu er defnydd masnachol..

Ni chaiff galwadau ffôn i’r Cyngor eu recordio

E-byst – os byddwch yn e-bostio ni efallai y cadwn gofnod o’ch cyswllt a chyfeiriad ebost a’r ebost ei hun ar gyfer cadw cofnodion o’r drafodaeth. Am resymau diogelwch fyddwn ni ddim yn cynnwys unrhyw wybodaeth gyfrinachol amdanoch chi mewn unrhyw ebost y byddwn yn ei anfon atoch, oni bai eich bod yn rhoi caniatad i ni.

Awgrymwn eich bod yn cadw  maint y wybodaeth gyfrinachol yr anfonwch atom trwy ebost i’r lleiafswm a defnyddio ein ffurflen ddiogelwch ar lein. Fe allwch chi arwyddo ar gyfer rhybuddion am wasanaethau dewisol trwy ebost

Defnyddir unrhyw wybodaeth a ddarperir trwy dudalen gyswllt y Cyngor ar ei wefan a lle byddwch chi’n holi am wasanaethau neu’n dymuno dweud rhywbeth arall wrthym megis gwneud sylw, cymeradwyo neu gwyno i’r amcanion rydyn ni’n credu y’i bwriadwyd yn rhesymol.

Os ydych chi’n ystyried cofrestru ar gwrs hyfforddi, pan fyddwch chi’n cofrestru mae’n rhaid i’r Cyngor gasglu, storio, defnyddio neu brosesu gwybodaeth bersonol am unrhyw bwrpasau sy’n gysylltiedig â chyflwyno’r cwrs, iechyd a diogelwch ac unrhyw reswm arall yr ystyrir yn angenrheidiol i berfformiad y cytundeb gyda’r Cyngor..

Lle bydd unigolyn wedi nodi y bydden nhw’n hoffi gwybodaeth ychwanegol oddi wrth y Cyngor, prosesir y wybodaeth hon gyda’u caniatad.

Lle mae’r Cyngor yn dibynnu ar ganiatâd i brosesu data personol, mae gan unigolion yr hawl i dynnu nôl eu caniatad a gellir gwneud hynny trwy gysylltu â Swyddog Gwarchod Data’r Cyngor trwy [email protected]

Mae gan unigolion yr hawl i gael mynediad i’w gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eu gwybodaeth bersonol, i gywiro, i ddileu, i gyfyngu neu i borthio gwybodaeth bersonol.

Dylid gwneud unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig at Swyddog Gwarchod Data’r Cyngor:

Cyngor Gwledig Llanelli

AdeiladauVauxhall

Vauxhall

Llanelli

SA15 3BD

01554 774103

Ebost: [email protected]

 

Mae deddfwriaeth Gwarchod Data yn gofyn i’r Cyngor gadw gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y perchir cyfrinachedd a chymerir pob mesur priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Dim ond aelodau staff sydd angen mynediad i wybodaeth berthnasol gaiff yr awdurdod i wneud hynny. Bydd gwybodaeth sydd ar ffurf electronig yn atebol i gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, tra bydd ffeiliau papur yn cael eu storio mewn mannau diogel gyda mynediad rheoledig. Os defnyddiwch chi ein gwefan i ddarparu eich manylion personol, caiff y tudalennau eu hamddiffyn gan dystysgrif ddigidol a elwir yn ‘Secure Socket Layer’.  Caiff hwn ei osod ar weinydd y we i sicrhau bod y wybodaeth a drosglwyddir yn ddiogel ac i amgryptio’r wybodaeth sy’n ei gwneud yn amhosibl rhyng-gipio’r trosglwyddiad.

Lle mae unigolion yn anhapus gyda’r ffordd y caiff eu data personol ei brosesu, fe allan nhw yn y lle cyntaf gysylltu â Swyddog Gwarchod Data’r Cyngor gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.

Os na chaiff cwyn ei ddatrys yna gellir mynd ag ef at Y Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth- Cymru

2nd floor, Churchill House

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

Ffôn: 029 2067 8400

Ebost: [email protected]